Comment créer un événement virtuel ?

La création d’un événement virtuel demande de l’organisation, un programme cadré et des intervenants, ou du moins plusieurs éléments ludiques pour l’animer. L’idée d’un événement virtuel ne s’improvise donc pas ! Il faut préparer cet événement le plus tôt possible, mettre en place des scénarios et avoir toujours une roue de secours, si tout ne se passe pas comme prévu. Si c’est la toute première fois que vous vous lancez dans une telle aventure, découvrez tous nos conseils pour ne pas commettre les erreurs classiques.

Quels sont les différents types d’événements virtuels ?

Il n’est pas possible d’expliquer comment créer un événement virtuel, si vous n’avez pas tous les formats possibles en tête. Voici un aperçu des formats les plus demandés, ou les plus tendance, sur la toile.

Le webinaire

L’idée d’un événement virtuel est très souvent ressortie lors de la crise sanitaire. Devenu très populaire, le webinaire rassemble des professionnels, ou une clientèle cible, invitée par une entreprise pour découvrir ses produits, sa marque, son concept, etc. Il est possible que l’entreprise propose l’événement en privé ou en public.

Le streaming, ou le live

Devenu encore plus tendance ces dernières années, le streaming est un moyen de communication original et tendance. Il permet d’échanger en direct avec sa clientèle, sa communauté, sur son nouveau concept, une nouveauté à venir, demander son avis quant à un nouveau produit, etc. Sans compter que vous pouvez enregistrer la vidéo et la laisser accessible toute l’année.

La création d’événements hybrides

Les événements hybrides mélangent le digital et le physique. Par exemple, vous pouvez créer un plan de formation pour vos collaborateurs, avec une partie en physique et une partie numérique. Après un échange en face-à-face dans les locaux de l’entreprise, invitez-les à remplir un questionnaire par tablette dans le cadre d’un jeu, ou conviez-les virtuellement à vous rejoindre dans un monde 3D. Les possibilités sont multiples.

Le podcast

À ne pas négliger, le podcast ouvre la porte à de belles opportunités d’échanges, ainsi que de créer une communauté. Ce format est très apprécié quelles que soient les thématiques abordées. Il demande néanmoins de posséder une trame pour être percutant et suivi régulièrement, ainsi que d’investir dans les bonnes technologies pour enregistrer le son.

Comment organiser un événement virtuel ?

Comment organiser un événement virtuel percutant, différent de vos concurrents, avec une réelle plus-value ? Pour créer un événement virtuel qui soit impactant pour votre cible, voici tous nos conseils.

Contactez vos cibles sur les réseaux sociaux

LinkedIn, Facebook, Instagram ou même Tik Tok… Usez des réseaux sociaux pour vous faire connaître et proposez la participation à votre événement virtuel. Il est capital de ne pas négliger les réseaux sociaux, qui sont la porte ouverte à votre communauté, quel que soit votre secteur d’activité.
Lorsque vous contactez une personne sur les réseaux, n’oubliez pas qu’un premier message de contact est nécessaire pour l’inviter à l’événement. Bien entendu, il est préférable de personnaliser au maximum chaque message, plutôt que de laisser un bot le faire à votre place. N’oubliez pas d’être réactif à chaque retour positif, comme négatif.

Relancez-les par voie téléphonique

Ce n’est pas parce que c’est l’ère du digital, qu’il faut oublier le contact humain. Il est également capital de relancer vos participants à votre événement. Ceux qui ont accepté par message, pour leur rappeler quand il a lieu. Ceux qui n’ont pas donné suite, pour leur demander directement s’ils seront de la partie. Enfin, ceux qui ont refusé peuvent être intéressants à contacter, afin de comprendre pourquoi ils ont refusé. Est-ce à cause du sujet de votre événement virtuel, son format, ses intervenants… Ou si c’est tout simplement un empêchement personnel.

Réalisez des scénarios

Autre point à ne pas négliger. En fonction du nombre de participants, veillez toujours à planifier des scénarios pour :
Le programme de votre événement. Quel intervenant débute, combien de temps accordez-vous à chaque intervenant et aux questions, avez-vous un format court ou long, etc. Il est plus d’engager votre audience à visionner votre vidéo, si le format est toujours le même en termes de temporalité.
Avoir toujours un atout dans votre manche. Avez-vous une roue de secours si jamais votre événement virtuel ne passionne pas les foules (des participants partent pendant la présentation par exemple, ou ne participent pas comme vous l’auriez souhaité) ? Pour les inciter à participer, vous pouvez leur proposer des activités, de participer à un sondage, leur proposer un autre sujet en lien avec la thématique principale… Rester flexible et à l’écoute de votre audience vous assure de les voir participer à un prochain événement virtuel.

Prenez des avis à chaud !

Une fois votre événement virtuel achevé, n’hésitez pas à demander des retours quant à format à votre audience. Notre conseil est également de les contacter par voie téléphonique et d’en profiter pour les remercier de leur présence. Leurs retours sont de précieux indicateurs de ce que vous pouvez améliorer de vos futurs événements virtuels.

De plus, ce moment est également l’opportunité pour rappeler que vous proposez des produits ou des services de qualité. Si votre client a été séduit par votre événement virtuel, cet appel va le pousser à poursuivre avec vous, plutôt qu’aller à la concurrence.

À retenir pour savoir comment créer un événement virtuel

Si vous avez l’idée d’un événement virtuel pour votre entreprise ou votre société, demandez-vous avant tout si vous avez bien préparé votre scénario, si la problématique ou l’événement que vous préparez est intéressant pour votre cible, si vos intervenants apportent une réelle valeur ajoutée…

Afin d’avoir un maximum d’audience, vous devez vous mettre à la place de votre cible et surtout, vous adapter tout du long. Est-ce un événement qui invite à l’échange ? Avez-vous des solutions si votre programme ne se déroule pas comme prévu ? Avez-vous pris en compte le ressenti de votre audience, afin de les appliquer lors de votre prochaine intervention ? Quels sont vos points forts et les points à débloquer … ?

Demandez-vous comment organiser un événement virtuel avant tout percutant et original. Il faut donc que le présentateur possède des qualités orales, connaisse le sujet présenté sur le bout des doigts et sache, en cas d’inattendu, rebondir.